Psikologi Industri dan Organisasi (Budaya Organisasi)

SOAL Budaya Organisasi (BO)

1.       Apakah yang dimaksud dengan Budaya Organisasi ?

Budaya organisasi adalah suatu pola/sistem yang berupa sikap, nilai, norma perilaku, bahasa, keyakinan, ritual yang dibentuk, dikembangkan dan diwariskan kepada anggota organisasi sebagai kepribadian organisasi tersebut yang membedakan dengan organisasi lain serta menentukan bagaimana kelompok dalam merasakan, berfikir dan bereaksi terhadap lingkungan yang beragam serta berfungsi untuk mengatasi masalah adaptasi internal dan eksternal.

 

2.       Sebutkan dan jelaskan secara lengkap Tingkatan-tingkatan Budaya Organisasi menurut Schein (1992).

Menurut Schein (1992) , budaya organisasi terdiri dari tiga tingkat antara lain:

1.       Artifacts

Artifacts adalah sesuatu yang dapat dilihat, didengar, dan dirasakan oleh manusia

tentang suatu subjek, benda atau peristiwa. Artifacts dapat berupa produk, jasa,

bahkan perilaku manusia. Misalnya, bila Anda memasuki sebuah perusahaan besar mungkin Anda dapat melihat peralatan kantornya yang biasa-biasa saja, akan tetapi pada perusahaan lainnya menggunakan peralatan kantor yang sangat rapi dan menggunakan peralatan yang sangat bagus dan mahal harganya. Sebuah produk tampil beda dengan produk lainnya dalam bentuk kemasan dan kualitasnya.

Contoh lain bisa kita lihat, sebuah bank melayani nasabahnya dengan biasa-biasa saja, tetapi pada bank lain pelayanannya sangat luar biasa, setiap nasabah yang datang diberi minuman atau kembang gula.

 

2.       Espoused beliefs dan values

Espoused beliefs dan values merupakan suatu pengorbanan untuk perbaikan dalam pekerjaan. Pada tingkat ini, sesuatu yang tidak dapat dilihat karena ada dalam pikiran dan dapa disadari oleh manusia. Schein (2004) mengatakan bahwa sebagian organisasi mempunyai budaya yang dapat melacak nilai-nilai yang didukung kembali ke penemu budaya. Nilai-nilai yang didukung ini dapat menciptakan artifacts.

 

3.       Underlying assumption

Underlying assumption adalah suatu keyakinan yang dianggap sudah oleh anggota organisasi. tingkat ini menunjukkan bahwa ada suatu anggapan yang dimiliki oleh sebuah organisasi pada tempat dan waktu tertentu dalam melaksanakan aktivitasnya. Sebuah bank mempunyai anggapan dasar bahwa startegi pelayanan yang dilakukan akan disenangi oleh nasabahnya.

 

3.       Sebutkan dan jelaskan proses sosialisasi/adaptasi Budaya Organisasi di suatu perusahaan terhadap karyawan, menurut :

1.       Kreitner dan Kinicki (2003) menjelaskan terdapat tiga tahapan dalam proses sosialisasi yang meliputi:

1.       Sosialisasi antisipasi (Anticipatory Socialization) yaitu suatu tahapan yang dimulai dengan seorang individu bergabung dengan organisasi. Proses ini disebut juga proses pembelajaran yang dilakukan sebelum bergabung dengan organisasi. Dalam tahapan ini ini seorang pegawai baru berusaha mencari informasi tentang seluk beluk organisasi yang akan dimasuki dan berandai-andai dengan lingkungan barunya.

 

2.       Tahapan pertemuan (encounter), merupakan tahapan yang dimulai saat kontrak pekerjaan ditandatangani. Tahapan ini dinamakan tahap pertemuan karena individu mulai bertemu dengan nilai-nilai, keterampilan dan tingkah laku baru yang harus disesuikan dengan perilaku organisasi. Miller  (2003, 141) mengutarakan sebagai counter experience as one of change, contrast dan surprise and argues that the new comer must work to make sense of the new organizational culture. Tahapan yang kedua ini menimbulkan situasi yang sulit bagi pegawai baru yang cukup meresahkan karena pegawai baru harus beradaptasi dengan lingkungan organisasi, pekerjaan, pegawai senior maupun pihak manajemen. Miller (2003,141) mengutarakan the new comer relies on predispotitions, past experience and the interpretations of other.

 

3.       Tahapan perubahan dan pemahaman bertambah (Acquisition). Dalam tahapan ini individu mulai menguasai ketrampilan, peran dan menyesuaikan diri dengan nilai dan norma kelompok. Dengan bahasa yang berbeda Jablin dalam Miller (2003, 142) menggunakan istilah metamorphosis yang mana tahapan ini membawa pegawai baru dapat diterima oleh karyawan senior sebagai bagian dari organisasi. Pegawai baru mulai dapat bekerja secara maksimal dan tingkat stress mulai menurun bila dibandingkan dengan tahapan encounter. Seorang pegawai baru bertindak sebagai anggota organisasi dan posisinya sudah mulai diperhitungkan oleh pegawai yang lebih senior.

 

2.       Stephen P. Robins dalam Organizational Behavior PPT (Chapter Sixteen)

                                       Tiga tahapan sosialisasi meliputi:

1.     Tahap Prearrival, masa pembelajaran dalam proses sosialisasi yang terjadi sebelum karyawan baru bergabung dengan organisasi.

2.     Tahapan Encounter, proses sosialisasi dimana seorang karyawan baru melihat seperti apa organisasi itu sebenarnya dan menghadapi kemungkinan bahwa harapan dan kenyataan bias berbeda.

3.     Tahap Metamorfosis, proses sosialisasi dimana pegawai baru berubah dan menyesuaikan dengan pekerjaan, kelompok kerja, dan organisasi.

 

 

 

SOAL TeamWork (TW)

1.       Sebutkan dan jelaskan Model 5-tahapan dari Perkembangan Kelompok / Grup (The Five-Stage Model of Group Development)

1.       Tahap Pembentukan (forming)

Memiliki karakteristik besarnya ketidakpastian atas tujuan, struktur, dan kepemimpinan kelmpok tersebut.

2.       Tahap Timbulnya Konflik (Storming)

Satu dari konflik intrakelompok. Para anggotanya menerima keberadaan kelompok tersebut, tetapi terdapat penolakan terhadap batasan – batasan yang diterapkan kelompok tersebut terhadap setiap individu.

3.       Tahap Normalisasi (Norming)

Tahap ketiga ini adalah tahap di mana hubungan yang dekat terbentuk dan kelompok tersebut menunjukkan kekohesifan.

4.       Tahap Performing (Berkinerja)

Pada titik ini struktur telah sepenuhnya fungsional dan diterima. Energi kelompok  telah berpindah dari saling mengenal dan memahami menjadi mengerjakan tugas yang ada.

5.       Tahap Adjourning Stage (Pembubaran)

Dalam tahap ini, kelompok tersebut mempersiapkan diri untuk pembubarannya. Kinerja tugas yang tinggi tidak lagi menjadi prioritas tertinggi kelompok. Sebagai gantinya, perhatian diarahkan untuk menyelesaikan aktivitas – aktivitas.

2.       Apakah yang dimaksud dengan Social Loafing ?

Social loafing merupakan menurunnya motivasi serta usaha untuk bekerja secara maksimal ketika bekerja di dalam kelompok dibandingkan ketika bekerja secara individual.

3.       Sebutkan dan jelaskan 4 Tipe Grup/Kelompok Kerja (Team Work)

1.       Grup Komando

Grup yang terdiri dari individu-individu yang melapor langsung ke manajer tertentu

2.       GrupTugas

Mereka yang bekerja sama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau tugas.

3.       Grup  Minat

Mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang menjadi perhatian masing-masing.

4.       Grup Persahabatan

Semua itu disatukan karena memiliki satu atau lebih karakteristik yang sama.

 

 

 

 

4.       Sebutkan cara-cara agar suatu Tim/Grup/Kelompok lebih efektif (team effectiveness)

1.       Meningkatkan kinerja organisasi

2.       Meningkatkan daya tanggap kepada pelanggan

3.       Meningkatkan inovasi

4.       Meningkatkan motivasi dan kepuasan karyawan

5.       Sebutkan dan jelaskan tipe-tipe konflik (dalam Ebook  Michael G. Aamodt)

Tipe-tipe konflik meliputi:

1.       Interpersonal Conflict

Konflik interpersonal terjadi antara dua individu, bisa jadi antara Supervisor dan bawahan, karyawan dan pelanggan, atau karyawan dengan vendor.

2.       Individual Group Conflict

Konflik yang terjadi antara individu dan kelompok, konflik individu kelompok biasanya terjadi ketika kebutuhan individu berbeda dari kebutuhan, tujuan atau norma-norma kelompok.

3.       Group to Group Conflict

Konflik terjadi antara dua atau lebih kelompok. Contoh, antara dua cabang dari bank yang sama yang terletak di kota yang sama pula. Cabang-cabang ini bersaing untuk mendapatkan pelanggan tidak hanya dengan bank lain tetapi cabang satu sama lain, yang membuat keadaan lebih buruk ialah pada saat dua cabang itu harus dikonsolidasikan sehingga staf mereka terlibat dalam konflik bahkan ketika mereka mencoba membangun cabang baru yang lebih terpadu.

 

6.       Sebutkan dan jelaskan cara-cara dalam menghadapi atau menangani konflik (Wilmot & Hocker, 2007)

1.       Menghindar (Avoidance) low assertiveness, low coorporativeness

Gaya pengelolaan konflik avoidance dikarakteristikkan dengan menyangkal konflik yang ada, mengubah dan menghindari topik konflik, tidak memberikan pendapat, dan lebih memilih untuk bergurau daripada terlibat langsung dengan konflik. Individu yang menggunakan gaya pengelolaan konflik avoidance mungkin menghindari permasalahan dengan mengubah topik pembicaraan atau langsung menarik diri dari permasalahan. Dalam gaya pengelolaan konflik avoidance, kadang diiringi dengan criticize loop yaitu individu menghindar untuk membicarakan permasalahan secara langsung kepada pihak lawan tetapi menghabiskan banyak waktu membicarakan pihak lawan kepada orang lain.

Taktik dalam gaya pengelolaan konflik avoidance ditandai dengan:

1. penyangkalan dan pengelakan (denial and equivocation);

2. pengaturan topik konflik (topic management);

3. memberikan perkataan yang datar (noncommittal remarks);

4. memberikan perkataan yang tidak relevan (irreverent remarks).

2.       Kompetisi (Competition) high assertiveness, low cooporativeness

Gaya pengelolaan konflik competiton atau “power over”, dikarakteristikkan dengan perilaku yang agresif dan tidak kooperatif, mengejar perhatian dengan mengorbankan orang lain. Berusaha untuk menambahkan kekuatan melalui konfrontasi langsung, dengan mencoba memenangkan argumen tanpa menyesuaikan pada tujuan dan keinginan orang lain. Seseorang dengan gaya pengelolaan konflik competition biasanya berpikir bahwa menyatakan perbedaan pendapat secara terbuka kepada pihak lawan merupakan hal yang penting. Konflik dilihat sebagai suatu pertarungan dimana menang merupakan tujuan yang diharapkan dan perhatian terhadap kebutuhan pihak lawan merupakan hal yang kurang atau bahkan tidak penting. Taktik gaya pengelolaan konflik competition melibatkan persaingan secara lisan atau perilaku individulistis (Sillars, dkk. dalam Willmot dan Hocker, 2007).

Taktik ini berfokus pada orientasi menang/kalah dan sering menggambarkan keyakinan bahwa seseorang memperoleh sesuatu, orang lain kehilangan sesuatu (Thomas dan Kilmann, dalam Wilmot dan Hocker, 2007). Oleh karena itu, pihak yang menggunakan taktik competition akan mencoba selangkah lebih maju dari pihak lawan untuk memperoleh keberuntungan (Rogers dan Farace dalam Wilmot dan Hocker, 2007). Taktik-taktik dalam gaya pengelolaan konflik competition antara lain:

1. kritik pribadi (personal criticism)

2. penolakan (rejection)

3. perintah yang bersifat bermusuhan (hostile imperatives)

4. gurauan yang bersifat menyindir (hostile jokes)

5. pertanyaan yang bersifat bermusuhan (hostile questions)

6. komentar yang berdasarkan dugaan (presumptive remarks)

7. menyangkal tanggung jawab (denial of responsibility).

3.       Kompromi (Compromise) medium assertiveness, medium cooperativess

Compromise adalah gaya pengelolaan konflik intermediate yang menghasilkan beberapa keuntungan dan mengakibatkan kehilangan sesuatu pada masing-masing pihak yang berkonflik. Dalam gaya pengelolaan konflik compromise masing-masing pihak menyerahkan beberapa tujuan yang penting untuk bergabung dengan pihak lain. Gaya pengelolaan konflik compromise ini terkadang sulit dibedakan dengan gaya pengelolaan konflik collaboration.

Gaya pengelolaan konflik collaboration harus mencari solusi yang kreatif dan fleksibel yang dapat memenuhi keinginan individu dan pihak lawan. Gaya pengelolaan konflik compromise melibatkan taktik-taktik yang menyarankan pertukaran (trade-offs) dan pergantian (exchanges). Ketika terdapat perbedaan kekuasaan, gaya compromise biasanya melibatkan taktik seperti memberikan atau menyerahkan sesuatu.

Taktik-taktik gaya compromise ditandai dengan:

·         Permintaan keadilan (appeal to fairness)

·         Menyarankan pertukaran (suggest a trade-off);

·         Memaksimalkan keuntungan/ meminimalkan kerugian (maximize wins/minimize losesses)

·         Menyarankan solusi yang cepat, bersifat jangka pendek (offer a quick, shortterm solution).

Secara lebih jelas, gaya pengelolaan konflik compromise merupakan gaya pengelolaan konflik yang berusaha menemukan jalan tengah dan melibatkan keseimbangan antara perhatian terhadap diri sendiri maupun perhatian terhadap pihak lawan.

4.       Mengalah (Accomodation)low assertiveness, high cooperation

Individu dengan gaya pengelolaan konflik accommodation tidak memaksakan kebutuhan pribadinya dan lebih memilih pendekatan yang kooperatif dan harmonis (Neff dan Harter dalam Wilmot dan Hocker, 18 2007). Kepentingan pribadi lebih dikesampingkan dalam rangka menyenangkan orang lain yang terlibat konflik dengannya (relasinya dengan orang lain mungkin merupakan tujuan yang paling penting dari individu yang menerapkan gaya accomodation).

Taktik-taktik dalam gaya accommodation ini adalah sebagai berikut :

·         Menyerah / mengalah (giving up/giving in)

·         Tidak ingin terlibat (disengagement)

·         Menyangkal kebutuhan (denial of needs)

·         Menginginkan keharmonisan (expression of desire for harmony)

        Gaya accommodation dapat dihubungkan dengan codependence. Dalam hubungan yang bersifat codependence, apa yang dilakukan, dipikirkan, atau dirasakan oleh seseorang bergantung pada apa yang orang lain lakukan, pikirkan, atau rasakan.

5.       Kolaborasi (Collaboration) high assertiveness, high cooperation

Gaya pengelolaan konflik collaboration merupakan gaya pengelolaan konflik yang menuntut keterlibatan yang paling konstruktif diantara semua gaya pengelolaan konflik yang ada. Gaya pengelolaan konflik collaboration menunjukkan perhatian yang tinggi pada tujuan diri sendiri dan tujuan orang lain, kesuksesan dalam memecahkan masalah dan peningkatan hubungan. Berbeda dengan gaya compromise, gaya collaboration melibatkan perhatian yang tinggi terhadap kedua belah pihak, bukan perhatian dalam takaran yang seimbang. Gaya pengelolaan konflik collaboration belum berakhir sampai kedua belah pihak sama-sama puas dan dapat bersama-sama mendukung solusi yang telah dibuat. Dengan gaya pengelolaan konflik collaboration maka kedua belah 19 pihak sama-sama dapat memperoleh suatu kepuasan dan relasi yang dihasilkan akan semakin membaik dan bukannya memburuk. Tidak seorangpun akhirnya merasa benar atau dibenarkan. Gaya ini collaboration adalah kooperatif, efektif, dan berfokus pada usaha kelompok, pertemanan, atau membagi bersama tujuan personal. Kadang kala, gaya ini disebut juga dengan pemecahan masalah secara bersama-sama. Dalam gaya ini, digunakan seluruh kemampuan berkomunikasi yang baik.

Taktik-taktik dalam gaya collaboration ini antara lain :

·         Adanya ungkapan yang menganalisis konflik dengan membuat deskripsi tanpa menginterpretasi, menyingkap, memberikan pernyataan yang menjadi isyarat konflik terjadi, dan mengumpulkan kritik dari pihak lawan sebagai jalan menuju kolaborasi.

·         Mengungkapkan pernyataan yang bersifat damai dengan memberikan pernyataan yang mendukung pihak lawan, memberikan kelonggaran, dan menerima tanggung jawab atas konflik yang telah disebabkan oleh masingmasing pihak.

Seluruh taktik gaya collaboration menggerakkan konflik pada dimensi lain di mana masing- masing pihak tidak saling menghindar dan tidak saling menyalahkan tetapi menghadapi konflik sebagai masalah bersama yang harus diselesaikan.

 

 

 

 

Soal Job Analysis (JA)

1.       Jelaskan tentang Metode Analisis  (page 120)

Metode analisis adalah eksplorasi sistematis dari aktivitas dalam pekerjaan.  Ini adalah prosedur teknis yang digunakan untuk mendefenisikan tugas, tanggungjawab, dan akuntabilitas pekerjaan. Indentifikasi dan deskripsi tentang apa yang terjadi di pekerjaan secara akurat dan tepat mengeidentifikasi tugas yang diperlukan, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakannya, dab kondisi dimana mereka harus dibentuk.

2.       Apa yang dimaksud dengan Job Design dan Job Enrichment  (page 125)

1.       Job  design adalah  proses  menentukan  pekerjaan  yang  harus  dilakukan  untuk  sebuah  posisi,  cara penyelesaian  tugas,  dan  keterkaitan  dengan  pekerjaan  lain.

2.       Job  enrichment  adalah  mengacu  pada  pengembangan  vertikal  dari  pekerjaan. Penambahan  ini  meningkatkan  sejauh  mana  pekerja  itu  mengendalikan  perencanaan, pelaksanaan,  dan  evaluasi  dari  kerjanya.  Suatu  pekerjaan  yang  diperkaya mengorganisasi  tugas-tugas  sedemikian  sehingga  memungkinkan  pekerjaan  itu  untuk melakukan  kegiatan  lengkap,  menigkatkan  kebebasan  dan  ketidak  tergantungan karyawan  itu,  meningkatkan  tanggung  jawab  dan  memberikan  umpan  balik  sehingga seorang  individu  akan  mampu  menilai  dan  megoreksi  kinerjanya  sendiri.